A história do 5S… Estamos em uma segunda-feira cedo e os seus funcionários chegam para começar mais uma semana de trabalho. Depois de um ou dois dias de descanso tudo indica que estão motivados e terão dias produtivos. Porém, logo na chegada se deparam com um local desorganizado, sujo e precisam, tropeçando em coisas espalhadas pelo chão, encontrar onde deixaram as ferramentas utilizadas na semana anterior.

Tranquilo, você pensa, foi uma semana de muito trabalho e a bagunça reflete a grande quantidade de pedidos entregues e outros em produção. Mas a sua equipe, que veio motivada vai, aos poucos, perdendo o ânimo. No fim do que é apenas o início da semana, todos estão cansados e perderam muito tempo com tarefas que não faziam parte de sua função principal.

E se pensarmos outro cenário?

Se a semana começar em um lugar organizado e os funcionários tiverem a disciplina de, ao final de um dia de trabalho, deixar tudo limpo, ferramentas separadas e equipamentos nos lugares certos? Especialistas garantem que o tempo utilizado na arrumação não é perdido, mas sim, ganho de produtividade e qualidade de vida.

Como?

Uma das soluções para conquistar essa organização é o método americano aperfeiçoado pelos japoneses chamado de 5S. O sistema foi utilizado no Japão na década de 60, como tática para facilitar e ordenar a reconstrução pós segunda guerra mundial. Uma curiosidade é que o sistema nasceu nos Estados Unidos com 3 palavras e os japoneses acrescentaram mais duas e disseminaram a prática. A sigla 5S refere-se às iniciais das palavras nipônicas – Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Benefícios do 5S

Não falo japonês, e agora?

Presente e utilizado no mundo todo, o 5S foi se adaptando a cada cultura e também ganhou uma versão brasileira. Nela, os “s” foram traduzidos por sensos. A palavra é adequada já que significa, segundo o dicionário, qualidade de sensato, prudência, entendimento, percepção, entre outros, e resume o que prevê o sistema. Mais utilizado por aqui a partir da década de 90, ganhou os seguintes significados:

Para todos os tamanhos

Muitos sabem como é o programa, mas acreditam que não pode ser implantado em pequenos negócios. Pois então a boa notícia é que até na vida pessoal o 5S traz benefícios. Até no seu armário, na sua escrivaninha é possível utilizar a ferramenta. Ou seja, a mágica é que os princípios são ideais para qualquer tamanho de empresa e se o seu negócio é micro ou pequeno tenho uma notícia ainda melhor: a adoção das práticas é mais simples, pois envolve um grupo e espaço menores.

Dicas

1. O sistema só dá certo com o comprometimento do proprietário ou direção do empreendimento, que deve trabalhar lado a lado com os empregados
2. É preciso se familiarizar com os valores do 5S e ver o que precisa ser implementado e realmente ser mudado em seu negócio
3. Trace um plano com o que precisa ser feito e prazos
4. Reúna a equipe, deixe todos cientes do processo, dos passos e seja transparente em relação ao que espera
5. O 5S prevê mudanças profundas no ser e no agir, portanto, a cultura precisa ser disseminada entre todos (empresários e empregados)
6. Cada pequeno passo deve ser incentivado e valorizado para que todos se sintam motivados a continuar
7. As conquistas devem ser divididas. Assim, todos saberão como o processo está auxiliando no dia a dia
8. É preciso preparar também um planejamento em caso de turnover. Caso sua empresa tenha um giro grande de pessoas, as novatas precisam ser inseridas no sistema
9. Com o tempo, o 5S se tornará um processo natural e trará eficiência
10. Dedique cada dia da semana a um dos sensos, assim será mais fácil organizar, criar a cultura e acompanhar o processo

Quer saber mais?

Acesse o site e veja informações e cartilhas ilustradas sobre o tema. O Senai tem programas de auxílio à implantação caso necessite de ajuda, busque uma unidade na sua região.